FABIAN

En alguna ocasión, en un día anterior trabajo como técnico de archivo, se estaba haciendo una validación de unos fondos. Se estaba validando el tema de los números de caja y números de carpeta, así como las fechas iniciales y fechas finales. Se estaba haciendo, bueno, la persona que estaba haciendo este procedimiento lo estaba haciendo uno por uno, ¿sí? um Debido a esto, pues, me percaté del tema y pues procedí a ayudarle a explicarle cómo se hacía de manera más ágil en Excel, haciendo una validación de duplicidades y validación de comparativos de cajas y carpetas para que la información quedara acorde a lo que estaba en el FUID. Asimismo, para el tema de las fechas, fechas iniciales y fechas finales, se validó de manera masiva. Obviamente también tuve que explicarle a la persona cómo se hacía para que en futuras ocasiones no hiciera el procedimiento uno por uno, sino que lo hiciera de manera masiva, ya que, pues, se trataba de un fondo documental que tenía que entregarse de manera muy rápida.

Para la digitalización de la documentación debo tener en cuenta algunos aspectos, como por ejemplo, esta documentación ya debe estar lista para digitalizar, por supuesto. Al terminar la digitalización, debo también verificar que esté la documentación de manera correcta, es decir, que no haya saltos en blanco o documentos ilegibles. Al guardarla debo seguir la instrucción dada por el proyecto o en este caso por el jefe, si la documentación se debe guardar de manera cronológica, si debo guardarla con números de cédula, por ejemplo, por nombres de expedientes, según sea la instrucción. Y para la distribución, pues hay que tener en cuenta varios aspectos, por ejemplo, el tema de la confidencialidad, porque muchas, mucha documentación puede tener información sensible. Entonces debo tener también un control de la distribución de esta documentación.

Para digitalizar la documentación debo tener en cuenta varios aspectos.

para digitalizar la documentación debo tener en cuenta varios aspectos, como por ejemplo, debe estar organizada, ya debe estar lista para el procedimiento de digitalización. Cuando hago la digitalización, cuando la termino, al archivarla, según sea la instrucción del procedimiento, se guarda, puede ser por números de cédula, por códigos, por nombres, según la instrucción dada en el proyecto o la instrucción dada por el jefe inmediato. La distribución, por supuesto, hay que hacer un control de distribución, ya que mucha de esta información puede ser de manera confidencial. Entonces...

Para proceder a digitalización, debo tener en cuenta que la documentación debe estar organizada, ya lista. En este caso, procedo a hacer la digitalización. Debo tener en cuenta también que la documentación debe tener...

Para esta digitalización, primero tengo que tener en cuenta que la documentación esté organizada y en óptimas condiciones. Al proceder a digitalizarla...

para la organización y clasificación de los documentos, tengo en cuenta primero toda la documentación que tengo, que es legible, que no tenga ningún inconveniente y la organizo según sea la instrucción dada. si, por ejemplo, es de manera cronológica, si es en orden alfabético, si es por orden de códigos, en fin, organizo esta documentación y luego la documentación que de pronto es ilegible, documentación que de pronto no corresponde al expediente o al documento, al final organizo esta documentación según sea la instrucción, si debo dejarla en el en el orden original que estaba o debo clasificarla de otra manera. Esto ya, pues según la instrucción dada por el jefe o según la instrucción dada en el proyecto.

Para la organización y clasificación de los documentos, primero tengo en cuenta los documentos que tengo con la información correcta o que es visible. La organizo pues según la instrucción, si es cronológico, si es por orden alfabético, si es por orden de números. Posterior a esto, si tomo la documentación que de pronto no es elegible o documentación que no corresponda para poder así saber si debo clasificarla acá o cuál es la instrucción que reciba para poderla clasificar. Si debo clasificarla en una carpeta aparte, si debo dejarla al final, si debo dejarla en el orden de encontrado.

En este caso, para la organización, la clasificación y la clasificación de los documentos de trabajo, bueno, primero reviso obviamente toda la documentación según sea la instrucción, si es cronológico, si es por orden alfabético. Hago la organización normal de los documentos que tengo visibles y...

Mi nombre es Fabián Mogui, tengo 41 años, vivo en la ciudad de Bogotá, soy técnico de buena informática. Con respecto a mi experiencia laboral, trabajé tres años y medio como técnico de archivo para ARPRO. También trabajé nueve meses en Almarchivos como auxiliar de procesos de edición documental. Trabajé 12 años con Falabela de Colombia como auxiliar de tesorería, tanto en la parte operativa como en la parte administrativa. Tengo conocimientos en Excel a nivel intermedio avanzado, también conocimientos en archivo, organización, digitalización y foliación.