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Asistente De Dirección
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Educación
Resumen
Asistente De Dirección buscando nuevas oportunidades
Experiencia
Asistente Administrativa
Asistir al personal del Departamento de Compras. Recibo, verificación y validación de las requisiciones. Verificar que las requisiciones tengan firmas, cotización (si aplica), y que la información esté correcta. Archivar y mantener un directorio de los expedientes. Tomar minutas. Cotejo y entrega de las órdenes de compra para la Oficina de Contabilidad. Atender llamadas y transferirlas. Atender suplidores, empleados y directores. Coordinar reuniones. Hacer requisiciones de materiales para el departamento a través del sistema Meditech. Verificar el buzón de requisiciones. Digitalización de documentos
Asistente Administrativa
Asistente del Presidente y Directora del Programa. Encargada del proceso de contratación del personal - documentación. Custodio de los expedientes de personal y actualizarlos. Preparar y enviar las certificaciones de empleo. Encargada de solicitar cotizaciones, hacer las compras y procesar los pagos con el Dpto. de Finanzas. Dar seguimiento a los suplidores para cotizaciones, entrega de materiales o equipo. Llevar un registro de recibo de entrega de materiales y meriendas para los Centros de Envejecientes, Niños y Oficina Central. Todos los lunes cuadrar la asistencia de 50 empleados aproximadamente para procesar para nómina. Inventario de equipo y materiales Centros y Oficina Central. Recibo y cotejo de la documentación de 12 centros (Envejecientes y Niños) para el proceso de facturación. Certificar la documentación recibida de los 12 Centros para enviarlos al área de Finanzas para facturación en el Departamento de Vivienda Pública. Tomar minutas en las reuniones equipo central. Encargada del almacén (expedientes y materiales de oficina y centros). Todos los jueves, coordinar y supervisar las compras de meriendas y desayuno para 12 centros (envejecientes y niños). Tener comunicación constante con las 3 Coordinadoras de Zona (Encargadas de supervisar el funcionamiento de los 12 Centros). Semanalmente hacer el cuadre de horas trabajadas del personal con la Directora de Programas para la preparación de informes. Semanalmente realizar cuadre de gastos de materiales para los centros. Seguimiento al personal sobre información solicitada por la Directora. Hacer informes de todos los documentos recibidos de los centros y enviarlo a la directora. Encargada de entrega y recogido de los “timecards” de todos los empleados (Centros y Oficina Central) para la firma y procesarlas para Finanzas. Canalizar las llamadas telefónicas
Asistente de la Directora de Recursos Humanos
Coordinar las reuniones de la directora de Recursos Humanos (lugar, día, hora y personas). Repasar diariamente el calendario, mensajes recibidos en el correo electrónico y discutir las prioridades del día y semana. Encargada de poner las reuniones, adiestramientos y recordatorios en el calendario de la directora. Verificar diariamente el email de la directora para alertar de correos de mayor importancia, contestar mensajes cuando la directora lo indica. Seguimiento a información solicitada por la directora, ya sea a los directores, supervisores, gerentes o empleados. Atender público o personas que solicitan reunión con la directora o que desean entregar algún boletín informativo. Encargada de los expedientes tanto personales como de la oficina de la directora, crear expedientes, mantener los expedientes al día, llevar un registro de todo lo que guarda en los expedientes. Apoyar en la recopilación de documentos o información de los casos como querellas, solicitudes de agencias, departamentos, auditorías, entre otros. Canalizar las llamadas de la directora. Hacer llamadas telefónicas a directores, empleados, agencias según sea requerido. Apoyar a la directora a reproducir el material para los adiestramientos, reuniones o cualquier otro evento. Redactar informes de asistencia en Word, Excel según sean solicitados por la directora. Apoyar en la preparación de informes en Excel para diferentes departamentos (nómina, reclasificación, asistencia). Redactar cartas, hojas de trámite, memorando según sea requerido por la directora. Tramitar documentos confidenciales para la oficina del alcalde, Vicealcaldesa o directores. Recibo de documentos confidenciales dirigidos a la directora de Recursos Humanos. Auditar la asistencia de 339 empleados aproximadamente en el programa Kronos. Preparar un perfil del empleado utilizando el programa SAP, cuando es requerido por la directora. Manejar del calendario del salón de conferencias de la oficina de Recursos Humanos. Recibir la correspondencia que llega a la oficina de Recursos Humanos, entrarla al programa Respond y luego entregarla al área correspondiente. Apoyo en la recepción de la oficina de Recursos Humanos
Asistente de Proyectos
Servicio al Cliente – entrega de cheques, recibo/entrega de documentos personales, atender público en general. Cuadro telefónico, canalizar llamadas a diferentes departamentos. Manejo de equipo – fax / fotocopiadora / computadora / scanner. Coordinar entrevistas / reuniones. Recibo de resume para clasificarlos según preparación y plazas disponibles. Entrada de datos / hacer informes. Cotejo de documentos / facturas / solicitudes. Entrega de materiales de oficina
Asistente Administrativa
Contestar teléfono. Manejo de equipo – fax / fotocopiadora. Coordinar reuniones de la Directora. Entrada de datos / hacer informes. Cotejo de documentos / solicitudes. Tomar minutas. Montar monitorias para agencias gubernamentales. Archivo
Asistente Ejecutiva
Coordinar reuniones para Directora Ejecutiva / Administrador. Asistir al Administrador / Directora Ejecutiva / Junta de Directores. Crear expedientes, archivar. Hacer voucher para pagos de factura. Hacer requisiciones, solicitar cotizaciones, hacer las compras, inventario. Gestionar y actualizar documentos oficiales (permisología) en las agencias gubernamentales. Montar propuestas / manejo de correspondencia. Tomar minutas. Redactar memos y cartas. Encargada de coordinar las reuniones de la Junta de Directores. Coordinar la firma de cheques con los miembros de la Junta
Departamento de Recursos Humanos
Contratar y orientar a los empleados sobre las políticas de la organización. Encargada de expedientes de todo el personal (regular y salud). Preparar verificación de empleo. Preparar y revisar hojas de asistencia. Cuadre de balance de vacaciones y enfermedad. Procesar solicitudes de plan médico, seguro de vida, dental. Orientar y completar la documentación del Fondo del Seguro del Estado. Mantener el sistema de datos de los empleados al día
Asistente Presidencia
Asistir al presidente en reuniones / chofer. Coordinar reuniones, manejo de agenda del presidente. Preparar informes, memos, cartas. Organizar propuestas. Archivo. Servicio al cliente. Apoyo al Departamento de Ventas. Manejo de correspondencia del presidente. Recepción en Oficina de Recursos Humanos