Rosa

Apoyar en actividades de digitación de documentos que sean trasladados, garantizar la correcta transcripción, registro y resguardo de la información institucional mediante la digitación oportuna, precisa y ordenada de documentos, contribuyendo a la eficiencia administrativa y a la disponibilidad de datos actualizados.. Apoyar en la recepción, revisión y registro de toda la correspondencia que ingresa a la coordinación jurídica y apoyar en el traslado al coordinador jurídico, garantizar el adecuado control, distribución y seguimiento de la correspondencia institucional mediante su recepción, revisión y registro oportuno, asegurando la correcta gestión de la comunicación interna y externa conforme a las normas y procedimientos establecidos.. Apoyar en la distribución de los documentos que trasladan los asesores y técnicos en coordinación jurídica a otras unidades administrativas, operativas y financieras del Fondo Social de Solidaridad -FSS-, garantizar el flujo eficiente y oportuno de la documentación generada por la coordinación jurídica, mediante su adecuada distribución a las unidades administrativas, operativas y financieras correspondientes, asegurando la correcta comunicación interinstitucional y el cumplimiento de los procesos legales y administrativos establecidos.. Apoyar con la logística para la clasificación de los documentos revisados y marginados en la coordinación jurídica, asegurar que los documentos revisados y marginados sean clasificados y organizados correctamente, para mantener un archivo ordenado y accesible que apoye la gestión institucional.. Apoyar con el archivo y seguimiento de todos los documentos en los archivos de la coordinación jurídica, con el objeto de mantener los archivos institucionales organizados y actualizados, asegurando el seguimiento y control de los documentos para facilitar su localización y uso cuando se requiera.. Apoyar en el proceso de envío de correspondencia, mediante el personal de la coordinación de transportes para su distribución o realizando la entrega directa cuando así se requiera por medio del procurador jurídico o el mismo asistente, con el objeto de asegurar que la correspondencia institucional sea enviada y entregada correctamente, ya sea por medio del personal de transportes o de manera directa, garantizando su distribución en tiempo y forma.. Apoyar con la atención de llamadas vía telefónica que ingresan a la coordinación jurídica, con el objeto de asegurar una atención telefónica amable y efectiva, canalizando correctamente las llamadas y facilitando la comunicación interna y externa de la institución.. Apoyar en la distribución de expedientes a quien corresponda de la coordinación jurídica, con el objeto de facilitar la entrega oportuna de actuaciones, oficios y demás documentos ante las coordinaciones del Fondos Social de Solidaridad.. Apoyar a los asesores jurídicos verificando que los expedientes estén actualizados en el portal Guatecompras, con relación a los documentos jurídicos relacionados, con el objeto de apoyar en el seguimiento, en conjunto con los asesores jurídicos, a los plazos establecidos en los distintos procesos, a fin de evitar su incumplimiento.. Apoyar en notificar a la coordinación administrativa, los documentos que deben ser publicados en el portal de Guatecompras, con el objeto de garantizar que los actos y documentos relacionados con los procesos de adquisición o contratación se hagan públicos conforme a la ley de contrataciones del estado y sus reglamentos.. Apoyar con el copiado e impresión de documentos para conformación de expedientes, con el objeto de facilitar que todos los documentos requeridos se encuentren debidamente copiados, impresos y listos para conformar los expedientes completos.. Apoyar con las gestiones administrativas necesarias de la coordinación, con el objeto de apoyar en la organización y seguimiento de las actividades para optimizar los tiempos y recursos del área.. Apoyar en el traslado y digitalización de expedientes completos para aprobación de contratos en el ministerio de comunicaciones, infraestructura y vivienda, con el fin de apoyar en el traslado de los expedientes completos para su aprobación contractual.