Michelle - Asistente Administrativo

Experiencia demostrada en Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

Experiencia demostrada en Google Workspace.

Experiencia demostrada en Asana.

Experiencia demostrada en Trello.

Experiencia demostrada en Slack.

Coordiné y organicé las agendas y los horarios de clases de más de 200 estudiantes y 20 profesores distribuidos en diferentes zonas horarias, optimizando la distribución del tiempo y manteniendo el índice de choques de horarios por debajo del 2%.. Redacté y mantuve al día informes administrativos mensuales y registros operativos utilizando herramientas de Microsoft Office (Excel y Word), logrando un incremento del 10% en la rapidez del flujo de información hacia la supervisión directa.. Gestioné de forma autónoma la correspondencia digital y la atención de correos electrónicos profesionales, logrando responder el 95% de las solicitudes entrantes en un lapso menor a 24 horas para garantizar una comunicación interna fluida.

Administré, clasifiqué y sistematicé de forma segura el archivo físico y digital de documentos confidenciales de la empresa, reduciendo los tiempos de búsqueda de información clave en un 15% para todo el equipo interfuncional.. Controlé la recepción y respuesta de llamadas telefónicas y correos institucionales de la dirección, incrementando la eficiencia de la agenda en un 10% gracias al establecimiento de un protocolo de priorización de mensajes urgentes.. Ejecuté tareas administrativas generales orientadas al correcto funcionamiento del área operativa, asegurando que el 100% de la documentación de personal y proyectos estuviera completamente al día para las revisiones mensuales con la supervisión directa.

Planifiqué horarios logísticos complejos y agendas multi-zona horaria para más de 200 estudiantes y 20 profesores, disminuyendo las incidencias por inasistencia en un 12%.. Centralicé el control operativo de expedientes académicos, notas y registros internos en Google Workspace, reduciendo los tiempos de respuesta del equipo docente en un 15%.. Coordiné canales de comunicación diarios mediante grupos profesionales de WhatsApp y herramientas digitales, garantizando el cumplimiento del 100% en los plazos de entregas escolares.

Actualicé y controlé de forma sistemática los registros administrativos de la empresa utilizando herramientas de ofimática, consiguiendo que el 100% de los reportes internos se entregaran de manera puntual y con un margen de error cero.. Ejecuté tareas operativas rutinarias en la computadora bajo entornos de alta presión, manteniendo el orden digital del negocio y optimizando la velocidad de respuesta del área administrativa en un 10%.. Resolví requerimientos de soporte y asignaciones esporádicas nocturnas o de fin de semana con total flexibilidad horaria, garantizando la continuidad del flujo de información del equipo de trabajo sin interrupciones.

Gestioné y actualicé el CRM institucional mediante la centralización diaria de registros académicos y flujos de comunicación interna, logrando optimizar el seguimiento de más de 200 usuarios y reduciendo los tiempos de procesamiento de datos en un 20%.. Organicé procesos operativos mediante tableros ágiles en Notion y Trello, estructurando las asignaciones diarias del equipo e incrementando la eficiencia en cumplimiento de plazos en un 15%.. Apoyé a los stakeholders y soporté las operaciones diarias mediante la preparación periódica de reportes de métricas clave y la gestión coordinada de agendas ejecutivas, facilitando la toma de decisiones directivas y liberando un 25% de carga administrativa para la gerencia.

Managed complex executive calendars and internal communications by implementing strategic time-blocking and filtering inquiry systems in Outlook, recovering 10+ hours of leadership time weekly.. Acted as the primary point of contact for external partners by maintaining a professional and pleasant phone manner to relay technical information, increasing institutional communication satisfaction by 30%.. Standardized digital workflows and document filing using Microsoft Office and Google Workspace, guaranteeing 100% integrity and immediate accessibility to confidential records.

Executed high-volume data entry and maintenance for operational systems using Excel and specialized CRM tools to track billing and work orders, reducing project tracking delays by 15%.. Synthesized operational data for professional reports through the use of advanced Excel functions and reporting tools, reducing the executive team’s monthly metrics review time by 20%.. Completed multi-step administrative assignments with minimal supervision by following established documentation and reporting workflows, achieving 100% compliance with scheduled monthly itineraries and project deadlines.