En Portafolio Inmobiliario nos encontramos en búsqueda de un/a Asistente de Compras (Temporal) para gestionar integralmente la recepción, revisión, registro, trámite y correcta aplicación en el sistema de los documentos electrónicos emitidos por los proveedores para las compañías de la empresa, así como ejecutar la aprobación de las órdenes de compra asociadas al proceso de operaciones, de acuerdo con los rangos de aprobación establecidos y los procedimientos internos. Responsabilidades principales: Proceso de recepción e ingreso al sistema de documentos electrónicos de todas las compañías con Orden de Compra Recibir y revisar las facturas electrónicas correspondientes a bienes y servicios contratados por las diferentes compañías, mediante el correo que corresponde. Ingresar al sistema de reportes y acceder al Cubo de Recepción de Documentos. Filtrar la información requerida y descargar el archivo correspondiente como guía para iniciar el trámite de las facturas por compañía. Ingresar al sistema Produsoft para revisar las facturas en estado “Por Revisar” y asignarles la Orden de Compra correspondiente. Una vez tramitadas las facturas de cada compañía, seleccionar y descargar los archivos PDF correspondientes. Crear diariamente una carpeta con la fecha del trámite y almacenar en ella los documentos PDF descargados. Validar al finalizar la jornada las facturas pendientes para identificar si corresponden a errores de procesamiento o si deben ser rechazadas. Verificar que todas las facturas rechazadas hayan sido notificadas correctamente mediante el correo que corresponde. Mantener actualizado el archivo de Control de Trámites de Documentos Electrónicos, así como la copia compartida con el departamento de Tesorería. Imprimir semanalmente las facturas de acuerdo con los cortes establecidos. Imprimir y entregar el reporte correspondiente al departamento de Cuentas por Pagar todos los miércoles. Proceso de inscripción de proveedores en el sistema Recibir la documentación requerida para la creación de proveedores. Guardar en carpetas los documentos recibidos. Realizar el registro del proveedor en el sistema. Dar respuesta a todas las consultas de los proveedores y clientes internos referentes a la recepción de documentos electrónicos, incluyendo motivos de rechazo de facturas, confirmación de recepción de facturas o notas y confirmaciones vía correo electrónico. Llenar los formularios de los proveedores con la información necesaria relacionada con la recepción de los documentos electrónicos. Gestionar el proceso de creación de Órdenes de Compra anuales. Gestionar el proceso de administración de proveedores y evaluaciones. Gestionar otras tareas propias del área de Compras. Brindar un excelente servicio al cliente. Realizar cualquier otra función atinente al cargo e indicada por la jefatura inmediata. La duración de este contrato será por tiempo definido, con una vigencia de 6 meses. Valores – Portafolio Inmobiliario Buscamos una persona que viva y promueva nuestros valores: Impacto Equipo Experiencia Excelencia